Planteamiento del problema
Las instituciones educativas abarcan organizaciones,
recursos y personas cuya finalidad primordial es mejorar la formación. Reformar
su sistema significa abordar las limitaciones principales relacionadas con la
dotación de personal con el objetivo de
mejorar la propia docencia. El seguimiento de los progresos y la financiación
eficaz hace que un sistema educativo establezca metas y competencias. Para que
este objetivo sea posible tienen que
prestar servicios que respondan a las necesidades de los docentes y personas
que integran la comunidad educativa siendo ellos los
protagonistas dentro de los procesos de enseñanza y aprendizaje teniendo
como única misión seguir y aplicar con absoluta finalidad los contenidos y las
orientaciones marcadas por la administración educativa. Es importante
confrontar el desarrollo que se ha llevado a cabo en el campo de la
informática, tal vez la palabra clave es la comunicación, pues el hombre ha
sido capaz de comunicarse más fácilmente y aunque no se ha realizado del todo,
va encaminado hacia su total perfeccionamiento. Es un hecho que el empleo de
sistemas tecnológicos libera al hombre de las abrumadoras tareas de efectuar
rutinas masivas y le permite emplear su inteligencia en tareas más estimulantes
e interesantes. Los sistemas tecnológicos de información se han convertido en
un auxiliar del hombre para una amplia variedad de tareas. Nuestro mundo está cada vez más
interrelacionado, las personas se trasladan con mayor facilidad, la información
circula con mayor rapidez y en múltiples direcciones. La aplicación de las
nuevas tecnologías en la educación conduce a incluir la utilización habitual de
la informática, el
manejo por parte de
los alumnos de un computador como factor importante para el desarrollo de sus
aprendizajes. La ausencia de alfabetización informática se convierte en un
criterio de desigualdad educativa. Así, para atender la diversidad es necesario tomar en cuenta la accesibilidad
de los recursos tecnológicos por los estudiantes.
La educación en Venezuela depende de un sistema que está
organizado y financiado por el Estado, con amplios programas de integración
tecnológica que se ponen a disposición. También se cuenta con sistemas privados
con grandes áreas de acción educativa, formación personal y social. Por ende es
necesario tomar en cuenta que el uso de
la Tecnología de Información y Comunicación (TIC), está ampliamente extendido
ocasionando transformaciones en todos los ámbitos de la sociedad. En el
transcurso del tiempo la tecnología ha avanzado considerablemente, las
instituciones educativas sienten la necesidad de adquirir tecnologías para el
mejoramiento de sus sistemas y procedimientos, desarrollando métodos que permiten
llevar a cabo procesos con eficiencia y exactitud, los cuales han sido un paso
importante en el desarrollo de sistemas de información, ya que estos se pueden
aplicar en diversas áreas de trabajo con alto grado de calidad, eficacia y
rendimiento, logrando con esto satisfacer las necesidades de los usuarios. La
ventaja de proporcionar educación en el auge tecnológico (principalmente los avances en el tratamiento de la información y los nuevos
sistemas de comunicación, mediante la computadora), es la puesta en marcha de
iniciativas relacionadas al desarrollo de proyectos y recursos tecnológicos que
puedan dar soluciones a esta problemática.
Expuesto lo anterior
cada día es mayor la incorporación tecnológica dentro del proceso educativo,
exigiendo cada día más la actualización de los docentes para cubrir las
expectativas de las nuevas generaciones, es importante resaltar que la
educación exige cambios significativos, representa tanto un apoyo para los
docentes, personal administrativo, como
para los estudiantes.
Con respecto a esto y puntualizando el estudio, la visita realizada a la Unidad Educativa
Nacional “José Manuel Núñez Ponte”, ubicada en la Urbanización Ruiz Pineda,
Parroquia Caricuao-Caracas, mediante entrevistas sostenidas con el sub-director
Robert Riveros y demás personal que laboran en esta dependencia, se pudo
evidenciar que actualmente la mencionada institución ha experimentado un
aumento considerable en la matrícula escolar. El crecimiento de la población ha
dificultado llevar un control eficaz en las operaciones de registro y
actualización de los datos pertenecientes a los estudiantes de nuevo ingreso y
los regulares; ya que el sistema con el que cuenta actualmente la institución
es manual, esto hace dudar la veracidad y confiabilidad de los datos que se
manejan. Por lo tanto, esta casa de estudios, no es ajena a la necesidad de
poseer un sistema de información en el Departamento de Evaluación, que permita
realizar las tareas de forma automática, y de esta manera adaptarse a las
fuertes exigencias de la sociedad actual.
Debido a que la institución no cuenta con un programa
automatizado, o sistema de base de datos que preste un servicio que responda a
necesidad de generar reportes y captura de datos necesarios, se ha observado
poco desarrollo en la tecnología de información que permita su evolución, ya
que llevan los registros de forma manual. A pesar que cuenta con personal
capacitado en cada área, estos han tenido que adaptarse a este proceso y al
volumen de representantes en el periodo de inscripción. Tal realidad destaca
que el proceso de inscripción funcionando de forma manual origina lentitud. La
realización de reportes entre estos la generación de constancias de
inscripción, de constancias de estudio, constancias de buena conducta y carnet
como requisitos obligatorios requeridos
desde el momento que el representante acude a la institución a inscribir al
estudiante no es concedida a tiempo, ya que posteriormente el mismo tiene que
hacer la elaboración con previa cita, generando saturación y agotamiento del
personal. Dicha realidad se evidencia en la cantidad de padres o representantes
que tienen que acudir diariamente a la institución a formalizar la solicitud de los mismos.
El centro educativo actualmente cuenta con un número de matrículas
superior a los 1300 estudiantes. Además de estas condiciones también enfrenta
problemas los cuales podemos mencionar:
El personal encargado de coordinar gran parte de las
inscripciones se le acumula demasiado trabajo. Por ende la manipulación de requisitos
se presta a la perdida de los mismos. Se congestiona la institución durante el
transcurso de la manipulación de las planillas de inscripción. Algunas de las
actividades realizadas por la
institución se atrasan, la información se procesa muy lenta, todas estas
dificultades repercuten en las diferentes áreas con la que cuenta la
institución.
Entre las áreas que se ven afectadas se encuentra el
departamento de evaluación, pues su trabajo durante estos días es acelerado y
congestionado debido a la espera de los representantes que proceden con la
inscripción. El personal trabaja
demasiadas horas extras.
El objetivo que persigue el personal encargado en cuanto a
inscripción es inscribir una gran cantidad de alumnos en poco tiempo con el
sistema manual y tradicional que llevan. Manejar el proceso de forma manual,
donde se puedan verificar la totalidad de los documentos, por consecuente se
recolectan los datos a través de una ficha denominada libro de vida con el fin
de crear expedientes del alumno y anexar documentos exigidos (partida de
nacimiento, certificado de salud, certificado de notas, cedula de identidad,
dos (2) fotografías, carta de buena conducta).
Por estas diversas razones se propone el diseño de un sistema de inscripción que permita acelerar los procesos de atención,
el resguardo de la información de cada estudiante perteneciente a la unidad
educativa, así mismo reducir el tiempo de espera. Es necesario un cambio, a través de
un sistema de inscripción que sea confiable y seguro, que evite o controle la perdida de documentos y que
impulse el trabajo al momento de su utilización. La finalidad primordial del sistema de
inscripción es fortalecer el funcionamiento del Departamento de
Evaluación.
Árbol del Problema
Justificación de la investigación
Árbol del Problema
Objetivo General
Desarrollar un Sistema de Inscripción para el Departamento
de Evaluación en la U.E.N. “Dr. José Manuel Núñez Ponte” ubicada en la
Parroquia Caricuao-Caracas.
Objetivos Específicos
Árbol de Objetivos
- Determinar las necesidades de información del sistema de inscripción actual en la Unidad Educativa Nacional “Dr. José Manuel Núñez Ponte”.
- Analizar cómo se realiza actualmente el proceso de inscripción de los alumnos en la Unidad Educativa Nacional “Dr. José Manuel Núñez Ponte”.
- Realizar un diagrama de flujo de los datos de entrada, proceso y salida.
- Diseñar el Sistema de Inscripción, su interfaz con respectivos módulos, el cual generará las constancias de estudios y constancia de inscripción de los alumnos.
- Desarrollar el sistema de Inscripción para control de Estudios que genere constancias de estudios y constancias de inscripción para los estudiantes de la Unidad Educativa Nacional “Dr. José Manuel Núñez Ponte”.
- Probar el funcionamiento del sistema de inscripción y la generación de constancias para que quede operativo.
- Implementar el sistema de inscripción automatizado e instruir al personal que se va a encargar del proceso, mediante un taller de capacitación.
Árbol de Objetivos
Justificación de la investigación
Objetivos de la InvestigaciónEl progreso de la ciencia y la tecnología se ha transformado
en un instrumento necesario para el desarrollo a nivel tecnológico, educativo,
social y económico en todas las sociedades. Al desarrollar el Proyecto
Socio-tecnológico en la Unidad Educativa Nacional “Dr. José Manuel Núñez Ponte”,
ubicada en la parroquia Caricuao – Caracas, se observó que necesita el apoyo de
una herramienta tecnológica que facilite el funcionamiento de los procesos
internos, entre ellos la transferencia de datos de inscripción, notas y
generación de constancias o reportes para los alumnos que conforman la
institución. Por ende el Proyecto permitirá la creación de un Sistema de
Inscripción para Control de Estudios que sea capaz de interconectar de forma
eficaz el departamento de Coordinación, Evaluación, conjuntamente el área de Control De Estudios,
con el resultado de que los procesos académicos que se llevan a cabo sean más
eficiente a la hora de manejar los datos de los alumnos.
Tecnológica
Con la tecnología que contamos hoy en día podemos
desarrollar un sistema de inscripción automatizado para los estudiantes de la
unidad Educativa Nacional “Dr. José Manuel Núñez ¨Ponte”, que abarque las
necesidades de todos los involucrados. El proceso favorecerá y dará beneficio
con esta gran innovación. El desarrollo de tecnologías de información y
comunicación en la institución, facilitará el trabajo administrativo y
agilizará de forma segura el proceso de inscripción.
Educativa
Al desarrollar el sistema de inscripción automatizado y
adiestrar al personal encargado al manejo del mismo, contribuirá al avance
educativo en la institución, de manera que a los mismos le será útil debido a
lo eficiente y organizativo que
será; ya que el registro, la consulta
y generación de reportes de los estudiantes será de un modo más seguro, confiable
y rápido. De esta manera se incentiva a lo ventajoso y beneficioso que son los
proyectos socio-tecnológicos en la educación universitaria actual y a los
servicios que vienen prestando,
mejorando de manera positiva necesidades a comunidades que requieran de
algún servicio tecnológico. No se puede dejar de señalar que este Proyecto
servirá como apoyo documental a futuros estudiantes de Ingeniería en
Informática, como modelo para desarrollar proyectos en un período y sitio
determinado.
Como grupo de trabajo el Proyecto nos aporta conocimientos
educativos, nos establece ideas claras y nos da ejemplo al mismo tiempo de cómo funciona la
institución educativa. Participar en su desarrollo tecnológico nos ayuda a
crecer en el aspecto educativo, humano y social; nos forma como personas y
amplia nuestro currículo. El compromiso que adquirimos con el Proyecto es
hacerlo presente en la vida diaria de la institución con la intención de
mejorar los procesos de registros y de información.
Social
La Ciencia y la Tecnología son un aprendizaje fundamental,
esta nos impulsa al aprovechamiento del nuevo conocimiento, a crear un mundo
dispuesto a valerse de estrategias adecuadas que la fortalezcan. A través de la
Tecnología desarrollamos nuestra capacidad de aprendizaje y enseñanza con los
diferentes medios de información que por ende nos ofrece. La responsabilidad
social de los institutos educativos es vincular estrategias didácticas entre la
práctica docente-estudiante en tecnologías de información y la comunicación. Su
manejo debe ser de manera responsable y que incremente conocimientos que
permita entrar en la diversidad cultural y su relación con la sociedad. Con el
Proyecto Socio-tecnológico desarrollado en la Unidad Educativa Nacional “Dr.
José Manuel Núñez Ponte”, se pone a disposición de la institución y se verá la
inclusión de la misma en conjunto con la comunidad que la une. Con el Proyecto
socio-tecnológico el grupo busca reflexionar por una parte acerca del papel
importante que juega la Ciencia, la
Tecnología y la Educación como factor de desarrollo en la sociedad. Por otra
parte se hace referencia a la realidad social sobre la misma ya que afecta la
mejora de la calidad de vida en la parroquia donde se encuentra ubicada
generando cambios necesarios que hagan funcionar a la institución a través de
un sistema cuyos miembros que la conforman estén capacitados y entrenados en el
uso de las nuevas tecnologías.
Económica
La elaboración del Proyecto Socio-tecnológico en la Unidad
Educativa Nacional “Dr. José Manuel Núñez Ponte”, no obtendrá gastos
monetarios, ya que el equipo que está llevando a cabo dicho Proyecto invertirá
su tiempo, se encargará de conseguir el software o programas que ejecuten las
funciones respectivas para su realización y los conocimientos informáticos, de
manera gratuita para elaborar el Sistema de Inscripción Automatizado. Cabe
resaltar que la institución dispone de las computadoras necesarias como
herramienta para la ejecución del mismo.
Alcance y Delimitación
Alcance
Con este Proyecto Socio-tecnológico se desea encaminar y
estimular al personal administrativo docente a utilizar un Sistema de
Inscripción que se ejecute con fáciles procedimientos y garantice un buen
funcionamiento obteniendo así una excelente adaptación. Una de las principales
soluciones, es facilitar el registro de información de los estudiantes
pertenecientes a la institución, a través del mismo se permitirá llevar los
registros y almacenamientos de datos de forma segura, eficaz y organizada.
Cubrirá diferentes
fases el Proyecto, el cual permitirá crear el Sistema de Inscripción de los
alumnos y generación de reportes, como las constancias de estudios y
constancias de inscripción, entre otros.
Delimitaciones
No poder revelar las necesidades de la Institución y no
contar con una buena aceptación ante el Proyecto o que sea rechazado. Al mismo
tiempo no poder efectuar la recolección de información para el desarrollo del
sistema de inscripción.
La investigación no
presenta limitantes para su desarrollo, debido a que durante la fase de
búsqueda de información se contó con el apoyo necesario de los directivos y
personal que labora en la misma.
Es importante resaltar, que la investigación planteada nos
centraliza al estudio de las necesidades e inquietudes expresadas por el personal
entrevistado, tanto como directivo, docentes, como los que conforman el
Departamento de Evaluación; por lo tanto, no podrá ser utilizado en otras
instituciones. Si se somete a adaptaciones y modificaciones se desviaría el
sentido que se enfoca en este proyecto.
Esta investigación se realizará en Caracas, Ruiz Pineda,
específicamente en la Unidad Educativa Nacional “Dr. José Manuel Núñez Ponte”.
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